OTP OU
PRIVACYVERKLARING
1. Inleiding
1.1. OTP OU is een reisbedrijf dat in zijn dagelijkse activiteiten persoonsgegevens gebruikt voor het verlenen, organiseren en bemiddelen van diverse reis- en toeristische diensten. In onze activiteiten houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Estse wet bescherming persoonsgegevens (PDPA), onze eigen gegevensbeschermingsstrategie en andere gevestigde regels inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring is gericht aan de betrokkenen zoals omschreven in de AVG en de PDPA, namelijk de natuurlijke personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het verlenen van de dienst.
1.2. Wij gaan ervan uit dat u (Betrokkenen) op de hoogte bent van de verwerking van uw persoonsgegevens en dat u hier belang aan hecht, en wij garanderen daarom dat OTP OU de naleving van de regels met betrekking tot de verwerking van uw gegevens zeer serieus neemt. De privacyverklaring legt de beginselen en praktijken uit die OTP OU toepast met betrekking tot de gehele verwerkingsketen, van verzameling tot gebruik en verwijdering van persoonsgegevens, en richt zich daarmee op de bescherming van persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is een voortdurende verantwoordelijkheid; daarom herzien wij de regels van de privacyverklaring periodiek, controleren wij de naleving van de vastgestelde vereisten en werken wij de inhoud indien nodig bij.
2. Functionaris voor Gegevensbescherming (FG)
2.1. OTP OU, met statutaire zetel te Harju maakond, Kesklinna linnaosa, Viru valjak 2, 3e verdieping, Tallinn / Estland, heeft een specialist aangesteld om de naleving van de gegevensbeschermingsvereisten te waarborgen:
De FG is bereikbaar op: Harju maakond, Kesklinna linnaosa, Viru valjak 2, 3e verdieping, Tallinn / Estland
3. Gegevensverzameling
3.1. OTP OU verzamelt persoonsgegevens voornamelijk van zijn klanten. In de regel betreft het gegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van de door de klant gekozen reis- en toeristische diensten, die kunnen worden gepreciseerd in het kader van de uitvoering van een specifieke reisdienst en kunnen varieren afhankelijk van het vervoermiddel (bijv. bus, trein, vliegtuig, schip) en de bestemming (binnenlandse reis, reis binnen de EU en gelijkwaardige landen, reis buiten de EU). Over het algemeen zijn voor reizen een naam en achternaam, een reis-/identiteitsdocument met foto waarmee de persoon kan worden geidentificeerd, een persoonlijk identificatiecode (bij gebrek aan deze informatie, geboortedatum, geslacht en leeftijd) en contactgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer en woonadres vereist. Voor reizen buiten de EU kan de lijst met gegevens langer zijn afhankelijk van de wetten en vereisten van het bestemmingsland (bijv. nationaliteit, paspoortgegevens, visum, vaccinatie, enz.). Wij gebruiken uw persoonsgegevens om de overeenkomst tussen ons na te komen en om u reis- en toeristische diensten te verlenen. Wij verkopen of delen uw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is of voor de uitvoering van de met u gesloten dienstverleningsovereenkomst.
3.1.1. Verwerking van persoonsgegevens bij het verlenen en bemiddelen van accommodatiediensten
Als u een accommodatiedienst aanschaft, zijn uw gegevens (naam, identificatienummer en/of geslacht, geboortedatum, contactgegevens) noodzakelijk voor het nakomen van de verplichtingen die aan accommodatiebedrijven worden opgelegd en voor het verlenen van de dienst. De lijst met persoonsgegevens kan varieren afhankelijk van de in verschillende landen vastgestelde vereisten. Hiertoe is het noodzakelijk de gegevens te kennen van de personen die gebruik zullen maken van de accommodatiedienst en het tijdstip waarop accommodatie nodig is. In het algemeen zijn accommodatiebedrijven verplicht een gastenregister bij te houden met de wettelijk vereiste gegevens en deze gegevens indien nodig aan de rechtshandhavingsautoriteiten te verstrekken.
Afhankelijk van de inhoud van de dienst kunnen wij verschillende soorten persoonsgegevens nodig hebben vanwege de specifieke aard van de accommodatiedienst. Er kunnen bijvoorbeeld situaties ontstaan waarbij een persoon met beperkte mobiliteit specifieke mobiliteitshulpmiddelen (rolstoel, lift, enz.) nodig heeft of waarbij speciale voedingsinformatie nodig is voor een persoon met intolerantie voor bepaalde stoffen (bij het bestellen van maaltijden naast de accommodatiedienst).
Als u accommodatie- en medische revalidatiediensten aanschaft, hebben wij ook bijzondere persoonsgegevens nodig met betrekking tot de betreffende medische revalidatie. Na het verlenen van accommodatiediensten is OTP OU niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die ter plaatse in het accommodatiebedrijf worden verstrekt.
Tijdens de verkoop van accommodatiediensten en aanverwante diensten, als de beste prijs wordt aangeboden door een groothandel (inclusief aggregatoren en consolidators), dragen wij uw gegevens over aan de groothandel van de diensten, die op zijn beurt de gegevens doorgeeft aan de specifieke aanbieder van de accommodatiedienst of aanverwante diensten.
Wij verlangen van aanbieders van accommodatiediensten en groothandelaars (inclusief aggregatoren en consolidators) dat zij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de AVG. Na het verlenen van accommodatiediensten is OTP OU niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die ter plaatse in het accommodatiebedrijf worden verstrekt.
3.1.2. Verlening en bemiddeling van personenvervoerdiensten
Om personenvervoerdiensten te verlenen, hebben wij uw persoonsgegevens nodig, zoals naam, identificatienummer, gegevens van het reisdocument, e-mailadres, telefoonnummer en dienstgerelateerde gegevens. Bij het verlenen van personenvervoerdiensten kunnen bijzondere categorieen persoonsgegevens worden bekendgemaakt (bijv. de behoefte aan een rolstoel voor personen met beperkte mobiliteit, gegevens van kinderen en personen die hen begeleiden). De wet verplicht de dienstverlener persoonsgegevens door te sturen naar de rechtshandhavingsautoriteiten.
Als u bij ons een bemiddelingsdienst voor personenvervoer heeft gekocht, dragen wij de verzamelde gegevens doorgaans over aan de aanbieder van de personenvervoerdienst of diens agent, die de gegevens op zijn beurt doorgeeft aan de aanbieder van de specifieke dienst.
Bij het verlenen van personenvervoerdiensten is OTP OU niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die rechtstreeks aan de vervoerder worden verstrekt. Wij verlangen van onze dienstverleners dat zij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de AVG.
3.1.3. Verwerking van persoonsgegevens bij bemiddeling van pakketreizen
Als u een pakketreis aanschaft, zijn uw gegevens (naam, persoonlijk identificatiecode en/of geslacht, geboortedatum, contactgegevens) noodzakelijk om te voldoen aan de door de touroperator gestelde vereisten en om de dienst te verlenen. De lijst met persoonsgegevens kan varieren afhankelijk van de in verschillende landen vastgestelde vereisten.
Bij de verkoop van pakketreizen en aanverwante diensten dragen wij uw gegevens over aan de touroperator, die deze gegevens op zijn beurt doorgeeft aan de specifieke aanbieders van de personenvervoerdienst, de accommodatiedienst of aanverwante diensten.
Bij het verlenen van personenvervoerdiensten is OTP OU niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die rechtstreeks aan de touroperator worden verstrekt. Wij verlangen van touroperators dat zij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de AVG.
3.1.4. Verwerking van persoonsgegevens bij verlening en bemiddeling van congresdiensten
In het kader van het verlenen van congresdiensten verwerken wij persoonsgegevens voornamelijk voor de uitvoering van de congresDienstverlening, bijvoorbeeld registreren wij deelnemers en stellen wij facturen op (naam, persoonlijk identificatiecode, geboortedatum, telefoon, e-mail, adres), organiseren wij vertaaldiensten, organiseren wij fotografen- en operatordiensten (fotos), organiseren en voeren wij video-uitzendingen, organiseren wij de voorbereiding en distributie van souvenirs en publicaties (inclusief naambadges), organiseren wij maaltijden (informatie over allergienen en speciale dieten, die bijzondere categorieen persoonsgegevens vormen).
OTP OU is niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die rechtstreeks aan de dienstverlener worden verstrekt bij het verlenen van congresdiensten. Wij verlangen van onze dienstverleners dat zij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de AVG.
3.1.5. Verlening en bemiddeling van gids-, tolk- en reisgeleider-diensten
Om gids-, tolk- en reisgeleider-diensten te verlenen, hebben wij uw persoonsgegevens nodig, zoals naam, identificatienummer, het tijdstip waarop de dienst moet worden verleend, de taalcombinatie en de plaatsen die u zult bezoeken. Bij het verlenen van reisgeleider-diensten kunnen bijzondere categorieen persoonsgegevens worden bekendgemaakt. Afhankelijk van de bestemming en het bestemmingsland kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens indien nodig over te dragen aan de bevoegde autoriteiten van de bestemming of het bestemmingsland.
3.1.6. Verlening en bemiddeling van visumaan-vraagdiensten
Om de visumaan-vraagdienst te verlenen, hebben wij persoonsgegevens van u nodig, zoals uw naam, identificatienummer, gegevens van uw geldige reisdocument, uw bestemmingsland, de gewenste geldigheidsduur van het visum, uw reden voor het bezoeken van het bestemmingsland en andere verplichte gegevens die worden vereist door het land dat u wilt bezoeken.
Wij verlangen van onze dienstverleners dat zij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de AVG. Elke partij die betrokken is bij het verlenen van de dienst mag persoonsgegevens alleen gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.
3.1.7. Bemiddeling van reisgerelateerde verzekeringsdiensten
Om de bemiddelingsdienst voor reisgerelateerde verzekeringen te verlenen, hebben wij persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, identificatienummer, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Tijdens de uitvoering van de betreffende overeenkomst kunnen wij ook informatie ontvangen over persoonsgegevens die worden bekendgemaakt vanwege ziekten van u of uw familieleden (verzekerd voorval, verzekering voor onderbroken reis), ongelukken en medische kosten en andere onvoorziene verzekerde voorvallen. Wij dragen persoonsgegevens over aan de verzekeraar die persoonsgegevens moet verwerken in overeenstemming met de AVG.
3.1.8. Verlening of bemiddeling van voertuigverhuurdiensten
Om voertuigverhuurdiensten te verlenen of te bemiddelen, hebben wij persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, identificatienummer, woonplaats, contactgegevens, voor zover noodzakelijk gegevens van een document dat het recht aantoont om een voertuig van de betreffende categorie te besturen, creditcardgegevens, enz. OTP OU is niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die u rechtstreeks verstrekt aan de aanbieder van de voertuigverhuurdienst.
3.1.9. Verwerking van persoonsgegevens bij het verstrekken en bemiddelen van krediet
Om u krediet te verlenen en daarvoor te bemiddelen, hebben wij de volgende persoonsgegevens nodig: naam en achternaam, persoonlijk identificatiecode, woonplaats, contactgegevens, nummer van het persoonlijk identiteitsdocument, werkgevesinformatie. Het verstrekken en bemiddelen van krediet wordt voorafgegaan door een beoordeling van uw kredietwaardigheid en betalingsgedrag. Uw kredietwaardigheid kan automatisch worden beoordeeld. Als u dit niet toestaat, kunt u verzoeken dat een bevoegde medewerker van OTP OU de beslissing herziet.
3.1.10. Verwerking van persoonsgegevens in het geval van loyaliteitskaarten
Loyaliteitskaarten zijn een klantenkortingssysteem opgezet door OTP OU dat trouwe klanten in staat stelt gebruik te maken van verschillende reisdiensten tegen gereduceerde prijzen, gratis of gemakkelijker in vergelijking met personen die dergelijke kaarten niet hebben. Wij vragen verschillende persoonsgegevens voor de uitgifte en het gebruik van de kaarten: in de eerste plaats uw naam, persoonlijk identificatienummer, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
3.1.11. Verzenden van de beste reisaanbiedingen en herinneringen
Wij sturen de beste reisaanbiedingen en herinneringen (bijv. vervolg-verkopen, begroetingen, uitnodigingen en andere soortgelijke aanbiedingen) alleen met uw toestemming naar een vooraf goedgekeurd e-mailadres. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken door te klikken op de afmeldlink in de voettekst of door te schrijven naar
[email protected] en
[email protected].
3.2. Automatische gegevensverzameling
Onze online omgevingen www.onlinetourismpartner.com en www.booking2cyprus.com, diverse sociale mediakanalen (Facebook, Instagram, Twitter) en vele andere vergelijkbare omgevingen verzamelen automatisch bepaalde informatie en registreren deze in hun logbestanden. Deze informatie kan het IP-adres bevatten waarmee uw computer of een ander apparaat verbinding maakt met internet, de regio of algemene locatie, het gebruikte browsertype, het besturingssysteem en andere gebruiksinformatie. OTP OU gebruikt deze informatie om zijn online omgevingen beter, eenvoudiger en gebruiksvriendelijker te maken. Onze online omgevingen maken gebruik van cookies.
3.3. Nieuwsbrieven en wedstrijden
Als u heeft ingestemd met het ontvangen van nieuwsbrieven en reclame, of als u deelneemt aan loterijacties van door ons georganiseerde of bemiddelde campagnes, vragen wij om uw naam en contactgegevens. Als u de nieuwsbrief of directe berichten niet meer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden door te klikken op de annulerings- of afmeldlink aan het einde van een nieuwsbrief en/of reclame, of door te schrijven naar
[email protected] en
[email protected].
3.4. Online bestellingen
Als u een bestelling wilt plaatsen via onze online omgeving, hebben wij uw contactgegevens nodig, zoals naam, identificatienummer, geboortedatum, gegevens van het reisdocument, e-mailadres, telefoonnummer en in sommige gevallen woonadres. Deze informatie is uitsluitend noodzakelijk om contact met u op te nemen over uw bestelling en voor de uitvoering van de met u gesloten of te sluiten overeenkomst. Wij delen uw persoonsgegevens niet met anderen.
4. Bewaartermijn en -methode van gegevens
4.1. Gegevens die over u zijn verzameld via uw aankopen worden door OTP OU bewaard voor de wettelijk vereiste periode en tot het verstrijken van de verjaringstermijnen, waarna persoonsgegevens worden verwijderd. De gegevens worden opgeslagen in een of meerdere databases die worden beheerd door een derde partij gevestigd in de Europese Unie of een land dat deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte. Deze derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens en gebruiken uw persoonsgegevens voor geen ander doel dan opslag en back-up.
5. Duur en methode van gebruik van uw persoonsgegevens door OTP OU
5.1. Uw persoonsgegevens worden voornamelijk met uw toestemming gebruikt om u diensten te verlenen.
5.2. Uw persoonsgegevens worden ook gebruikt om de online omgeving bij te werken op basis van uw voorkeuren, interesses en behoeften, om uw wensen en voorkeuren beter te leren kennen en om de kwaliteit van de dienstverlening in de online omgevingen van OTP OU te verbeteren.
5.3. Als u heeft ingestemd met het ontvangen van nieuwsbrieven, speciale reclame, directe berichten enz. van ons, sturen wij u de gevraagde informatie. U kunt dergelijke e-mailberichten annuleren (zie punt 3.3).
5.4. Uw persoonsgegevens worden gedeeld met dienstverleners die onmisbaar zijn voor de uitvoering van gesloten overeenkomsten en het verlenen van diensten.
5.5. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen wanneer behoeften ontstaan als gevolg van het onderzoek naar strafbare feiten, naleving van rechterlijke verzoeken, bevrediging van uw vitale behoeften of acties met betrekking tot verkoop, aankoop, fusie, herstructurering, financiering, liquidatie, beeindiging of vergelijkbare bedrijfsactiviteiten.
5.6. Na het verzamelen van de nodige informatie voor deelname aan loterijacties en andere soortgelijke evenementen worden de verkregen contactgegevens gebruikt om contact met u op te nemen in geval van een prijs.
6. Overdracht van persoonsgegevens buiten de EU/VK of gelijkwaardige regio's
6.1. OTP OU is gevestigd in de Republiek Estland, een van de lidstaten van de Europese Unie. De persoonsgegevens die wij verzamelen worden voornamelijk verwerkt in de Republiek Estland en op de geregistreerde adressen van derden. Wanneer het bij het verlenen van een dienst voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is gegevens buiten de Europese Unie of gelijkwaardige regio's over te dragen, vereist artikel 45 van de AVG dat het voor persoonsgegevens gegarandeerde beschermingsniveau ten minste gelijkwaardig is aan dat binnen de EU.
6.2. Als wij echter geen overeenstemming kunnen bereiken met de betreffende dienstverlener over de naleving van de AVG-vereisten inzake het beschermingsniveau voor persoonsgegevens, informeren wij u dat het beschermingsniveau voor persoonsgegevens in het betreffende bestemmingsland niet gelijkwaardig is aan de AVG. Als u toch gebruik wilt maken van diensten op deze bestemming, bevestigt u door de reis te kopen dat u ons toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens over te dragen aan dit bestemmingsland.
6.3. Wij sturen aan een dienstverlener buiten de EU nooit meer persoonsgegevens dan het minimum dat nodig is om de dienst te bevestigen.
7. Rechten van de betrokkene
7.1. Deze privacyverklaring is opgesteld om u te informeren over welke informatie OTP OU over u verzamelt en hoe deze informatie wordt gebruikt. Als u vragen heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens, neem dan per e-mail contact met ons op via
[email protected] en
[email protected].
7.2. Als u wilt weten of OTP OU uw persoonsgegevens verwerkt of toegang wilt tot uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar
[email protected] en
[email protected].
8. Beveiliging van uw gegevens
8.1. Wij gebruiken fysieke, technische en administratieve beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens die u in onze online omgeving invoert en informatie die voor identificatiedoeleinden kan worden gebruikt, te beschermen. Wij updaten en testen onze beveiligingstechnologieen regelmatig. Onze online netwerken worden beschermd door firewalls en inbraakdetectiesoftware.
8.2. Wij nemen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en onze activiteiten zijn onderworpen aan de relevante informatiebeveiligingswetgeving; wij willen echter opmerken dat geen enkele website of database volledig veilig of beschermd is tegen hacking. In onze online omgeving wordt geen spyware gebruikt. Als u vermoedt dat uw account is gehackt, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
8.3. OTP OU traint zijn personeel om een hoger niveau van bewustzijn te bereiken over het belang en de noodzaak van het beschermen van persoonsgegevens.
9. Wijziging en herziening van de privacyverklaring
9.1. Zoals elke organisatie verandert OTP OU in de loop van de tijd, wat betekent dat de privacyverklaring op een bepaald moment in de toekomst zal moeten worden gewijzigd en herzien. Daarom behouden wij ons het recht voor om de privacyverklaring op elk moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen en te herzien. Wij publiceren de wijzigingen op de privacyverklaringswebsite van OTP OU. Wij kunnen u per e-mail informeren over significante wijzigingen in de privacyverklaring; de veiligste optie is echter om regelmatig de privacyverklaringswebsite te bezoeken (https://www.onlinetourismpartner.com; en https://www.booking2cyprus.com).
10. Privacyverklaring voor medewerkers
10.1. De privacyverklaring voor medewerkers is een afzonderlijk document dat uitsluitend ter beschikking wordt gesteld aan het personeel van OTP OU.
11. Vragen en klachten
11.1. Als uw persoonsgegevens wijzigen, verzoeken wij u ons hiervan op de hoogte te stellen. Als u andere vragen heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. Wij reageren binnen de wettelijk voorgeschreven termijn. Houd er rekening mee dat wij u om meer gedetailleerde informatie kunnen vragen om u te identificeren voordat wij uw vragen beantwoorden. In de meeste gevallen corrigeren of verwijderen wij de door u geidentificeerde onjuistheden. In sommige gevallen, wanneer de wet dit toestaat of vereist, kunnen wij uw verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen.
www.onlinetourismpartner.com | www.booking2cyprus.com
